Wohnungsmarkt: Rechtswidrige Mietersuche

Auch Vermieter stehen vor der Herausforderung, aus der Masse an Bewerbern die am besten passenden Interessenten herauszufiltern. Doch viele Auswahlprozesse verstoßen gegen geltendes Recht, meint Victor Baumann, Head of Operations des Immobilienportals ohne-makler.net und Experte für das Thema Vermieten. Er sieht eine Praxis, in der viele Vermieter unwissentlich rechtliche Risiken eingehen.

Herr Baumann, der Wohnungsmarkt in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet ist schwierig. Sie warnen vor Rechtsverstößen. Was machen Vermieter falsch?

Der übliche Vermietungsprozess ist inhaltlich eigentlich gar nicht falsch. Die rechtlichen Probleme entstehen meistens durch den Zeitpunkt, zu dem sie Informationen und Unterlagen für die Auswahl anfordern.

Laut Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz, also der offiziellen Auslegung der Datenschutzgrundverordnung durch die Datenschutzaufsichtsbehörden, dürfen vor dem Besichtigungstermin grundsätzlich nur Angaben zur Identifikation und Kontaktaufnahme abgefragt werden: Name, Vorname sowie Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Weitere Angaben sind erst später vorgesehen.

Warum halten sich viele Vermieter nicht an diese Vorgaben?

Weil dadurch eine sinnvolle Vorauswahl vor dem Besichtigungstermin verhindert wird. Auf eine gewöhnliche Stadtwohnung kommen aber oft 150 bis 300 Bewerber. Da kann ein Vermieter nicht jeden einladen, also muss eine Vorauswahl stattfinden.

Im Grunde gibt es dann für den Vermieter drei Möglichkeiten: Er wählt zufällig eine kleine Gruppe aus und ignoriert den Rest, obwohl darunter vielleicht sehr gut passende Interessenten sind. Er führt zehn Massenbesichtigungen mit je 20 Bewerbern durch, obwohl am Ende nur einer die Wohnung bekommen kann. Oder er trifft vor dem Besichtigungstermin eine strukturierte Vorauswahl. Aus praktischer Sicht wäre das für beide Seiten oft die beste Lösung. Ohne Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung ist sie aber kaum umsetzbar, weil die dafür nötigen Angaben zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgefragt werden dürfen.

Der faire und sinnvolle Prozess ist also rechtlich nicht vorgesehen, und der rechtlich vorgesehene Prozess ist für beide Seiten kaum praktikabel.

Dazu kommt: Je niedriger die Chancen für Mietinteressenten werden, desto stärker geht Quantität vor Qualität. Viele bewerben sich sehr schnell auf sehr viele Wohnungen, um überhaupt eine Chance auf eine Rückmeldung zu haben. Auf Vermieterseite bedeutet das zwar viele Anfragen, aber der Anteil wirklich passender Kandidaten sinkt. Viele erscheinen später nicht zum Termin, merken erst im zweiten Schritt, dass Lage oder Wohnung doch nicht passen, oder können die erforderlichen Unterlagen nicht liefern.

Ein Problem bei der Mieterauswahl ist die mögliche Diskriminierung: Was sind typische Beispiele aus der Praxis und wie verbreitet ist dieses Problem?

Beim Thema Diskriminierung geht es, anders als beim Datenschutz, nicht um den Zeitpunkt oder die Menge der abgefragten Daten, sondern um die Auswahlkriterien selbst. Diskriminierend wird es, wenn Bewerber wegen persönlicher Merkmale wie Name, Herkunft, Religion, Alter oder Geschlecht benachteiligt oder abgelehnt werden. Typische Beispiele wären also: Ein Interessent wird wegen eines ausländisch klingenden Namens nicht eingeladen, Familien mit Kindern werden pauschal aussortiert oder Bewerber werden wegen Alter, Sprache oder vermuteter Herkunft schlechter bewertet.

Auf unserer Plattform erleben wir solche eindeutigen Fälle zum Glück sehr selten. Die konkreten Fälle der letzten sieben Jahre, die uns aufgefallen sind oder gemeldet wurden, kann ich an einer Hand abzählen – und das bei gut 60.000 Vermietungen im Jahr.

Trotzdem kommt das Thema häufiger auf. Einerseits durch Verdachtsmeldungen von Interessenten, etwa: „Ich habe mehrere Absagen erhalten, obwohl die Vermieter nur meinen Namen kannten.“ Andererseits durch Vermieter, die Sorge haben, trotz guter Absichten mit einem Diskriminierungsvorwurf konfrontiert zu werden. Das dürfte auch mit einem bekannten Urteil des Bundesgerichtshofs aus dem Januar 2026 zusammenhängen, bei dem Testanfragen mit unterschiedlichen Namen als Indiz für eine Benachteiligung gewertet wurden.

Der andere wichtige Punkt ist die von Ihnen erwähnte Datenschutzgrundverordnung. Warum dürfen Vermieter nicht alle Unterlagen sofort anfordern?

Die DSGVO soll verhindern, dass Vermieter schon zu Beginn der Mietersuche mehr Daten erheben, als für den jeweiligen Schritt tatsächlich erforderlich sind. Und da man mit einem Namen und einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse problemlos einen Besichtigungstermin vereinbaren kann, gilt alles, was darüber hinausgeht, zu diesem Zeitpunkt als nicht erforderlich.

Aus Datenschutzsicht ist das nachvollziehbar. Wer nur eine Wohnung besichtigen möchte, soll dafür nicht schon umfassende private Angaben offenlegen müssen. Das Problem ist nur: Bei mehreren hundert Anfragen muss der entscheidende Teil der Vorauswahl praktisch vor der Besichtigung stattfinden. Genau das ist nach dem Drei-Phasen-Modell aber nicht vorgesehen, weil die dafür nötigen Angaben erst später abgefragt werden dürfen.

Wie macht man es denn richtig? Haben Sie Tipps und Lösungsvorschläge für Vermieter?

Wichtig ist vor allem ein klarer Ablauf mit festen Regeln. Vermieter sollten vorher festlegen, wann welche Informationen abgefragt werden, keine Ausnahmen bei Unterlagen machen und für wiederkehrende Situationen kurze, freundliche Standardnachrichten vorbereiten, insbesondere für Absagen. Das schützt nicht nur vor rechtlichen Problemen, sondern spart auch viel Stress und individuellen Aufwand.

Mit unserer Anfragenverwaltung auf Vermieterseite und unserem Mieterprofil auf Mieterseite arbeiten wir außerdem an einer Lösung für den Konflikt zwischen Datenschutz und praktischer Vermietbarkeit: Mietinteressenten können freiwillig ein Profil anlegen und ausgewählten Anbietern selbstbestimmt Informationen und Dokumente freigeben. Zeitpunkt, Umfang und Dauer der Freigabe können sie dabei individuell festlegen und jederzeit ändern.

Vermieter erhalten dadurch einen strukturierten Überblick über passende Interessenten, statt hunderte Nachrichten, Anhänge und uneinheitliche Bewerbungen einzeln durchzugehen. Mieter werden weniger leicht in der Masse übersehen und müssen nicht bei jeder Bewerbung erneut umfangreiche private Unterlagen verschicken. Das Ergebnis ist ein Auswahlprozess mit mehr Übersicht für Vermieter, mehr Kontrolle und besserem Datenschutz für Mietinteressenten und weniger Chaos für beide Seiten.

Mieter haben das Problem, dass sie viel Konkurrenz haben. Welche Tipps haben Sie für Mieter, um an eine Wohnung zu kommen?

Viele überschätzen zwei Dinge: Schnelligkeit und Einkommen. Natürlich sollte man nicht zwei Wochen mit der Anfrage warten, und selbstverständlich muss die Miete zum Einkommen passen. Aber es gewinnt nicht automatisch die schnellste Bewerbung oder das höchste Gehalt.

Wichtiger ist es, sympathisch, zuverlässig und gut vorbereitet aufzutreten, auch wenn die Bewerbung dafür einige Stunden später eingeht. Eine freundliche, gut strukturierte Anfrage, sortierte Unterlagen und die wichtigsten Informationen kompakt auf einen Blick sind hier entscheidend.

Außerdem: Dem Vermieter Arbeit abnehmen und zeigen, dass man weiß, worauf es ankommt. Also die üblichen Fragen direkt und proaktiv beantworten und zügig auf Rückfragen reagieren. Vermieter suchen nicht nur Zahlungsfähigkeit, sondern auch einen verlässlichen und unkomplizierten Mieter.

Und ja, ich würde Mietinteressenten auch ganz konkret unseren Suchauftrag und das Mieterprofil bei ohne-makler.net empfehlen. Das sage ich nicht nur als Plattformbetreiber, sondern auch als persönlichen Tipp, den ich Freunden genauso geben würde. Das Profil löst viele der typischen Probleme systematisch: Es kostet nichts, macht Interessenten sichtbarer und sorgt dafür, dass wichtige Informationen strukturierter beim Vermieter ankommen. Interessenten mit Profil erhalten bei uns 24 Prozent mehr Rückmeldungen auf ihre Anfragen.

Über Victor Baumann:

Victor Baumann ist COO der Immobilienplattform ohne-makler.net. Baumann ist Experte für digitale Vermarktungsprozesse, die Vermietung von Wohnimmobilien und praxisnahe Lösungen für private Eigentümer.