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Letzte Aktualisierung: 30.09.2022

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Welche Pflichtangaben gibt es auf Rechnungen?

von Bernd Bauschmann

(23.09.2022) Jeder, der eine Rechnung erstellt, muss dies ordentlich tun. Doch was heißt "ordentlich"? Es geht hierbei um die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, die jede Rechnung enthalten muss. Doch vorher ist wichtig zu wissen, dass es nicht immer nötig ist, eine Rechnung zu stellen.

Mit einer einfachen Quittung ist es meist nicht getan.
Foto: Pixabay / Michael Schwarzenberger
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Die Verpflichtung entsteht, wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer (oder an eine juristische Person) eine Leistung liefert. Ist der Empfänger der Leistung eine private Person, herrscht keine Pflicht zur Rechnungsstellung (es sei denn, es handelt sich um eine Leistung in Bezug auf ein Grundstück). Unabhängig von Pflicht oder nicht Pflicht - auf eine Rechnung gehören immer bestimmte Angaben.

Welche Angaben gehören auf die Rechnung?

Gemäß § 14 Abs. 4 sowie § 14a Abs. 5 UStG müssen auf einer Rechnung folgende Angaben enthalten sein:

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  3. Steuernummer des Rechnungsstellers
  4. Alternativ: Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers.
  5. Das Rechnungsdatum
  6. Eine Rechnungsnummer in fortlaufender Reihenfolge
  7. Die Menge der Gegenstände/Waren/Leistungen, die geliefert wurden
  8. Die Bezeichnung der Gegenstände/Waren/Leistungen, die geliefert wurden
  9. Der Zeitpunkt, zu dem die Gegenstände/Waren/Leistungen geliefert wurden
  10. Aufschlüsselung der Steuersätze, die anfallen für unterschiedliche Waren
  11. Der finale Rechnungsbetrag
  12. Die potenzielle Minderung des Rechnungsbetrags
  13. Der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  14. Erfolgt eine Gutschrift, muss der Begriff "Gutschrift" enthalten sein
  15. Hinweis auf eine Steuerschuld des Rechnungsempfängers (wenn nötig)

Wer also Rechnungen erstellen muss, darf von den oben genannten Punkten nichts vergessen.

Rechnungsbeträge unter 250 Euro
Nicht jede Rechnung benötigt die umfassenden Angaben, wie etwas weiter oben beschrieben. Wer Rechnungen erstellen muss, die den Betrag von 250 Euro nicht überschreiten, muss weniger Angaben machen. Pflicht ist jedoch immer noch:

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  3. Das Rechnungsdatum
  4. Die Menge der Gegenstände/Waren/Leistungen, die geliefert wurden
  5. Die Bezeichnung der Gegenstände/Waren/Leistungen, die geliefert wurden
  6. Aufschlüsselung der Steuersätze, die anfallen für unterschiedliche Waren
  7. Der finale Rechnungsbetrag
  8. Der Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Die fortlaufende Rechnungsnummer ist keine Pflicht bei derartigen Kleinbeträgen. Es empfiehlt sich jedoch (für die eigene Organisation), dass auch bei Rechnungen mit kleinen Beträgen eine Rechnungsnummer eingeführt wird. So lassen sich diese Rechnungen später wieder eindeutig dem jeweiligen Fall zuordnen und es entsteht keine Verwirrung.

Sonderfall: Die Kleinunternehmerregelung
Nicht jeder Unternehmer ist Umsatzsteuerpflichtig. Kleinunternehmer können von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Dann müssen sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Die übrigen Pflichtangaben sind dennoch notwendig, denn schlussendlich sind auch Kleinunternehmer Unternehmer. Müssen sie Rechnungen erstellen, sind folgende Punkte relevant:

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  3. Steuernummer des Rechnungsstellers
  4. Das Rechnungsdatum
  5. Die Menge der Gegenstände/Waren/Leistungen, die geliefert wurden
  6. Die Bezeichnung der Gegenstände/Waren/Leistungen, die geliefert wurden
  7. Der Zeitpunkt, zu dem die Gegenstände/Waren/Leistungen geliefert wurden
  8. Der finale Rechnungsbetrag

Entgegen der Annahme vieler, besteht keine Pflicht, dass ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erfolgt. Es empfiehlt sich - schon, um Diskussionen aus dem Wege zu gehen - dennoch einen solchen Hinweis auf die Rechnung zu schreiben. Dieser kann folgendermaßen aussehen:

Kein Ausweis der Umsatzsteuer, da, gemäß § 19 UStG, die Kleinunternehmerregelung angewendet wird.