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Letzte Aktualisierung: 30.09.2022

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Warum braucht jedes Unternehmen Regeln für die Aktenvernichtung?

von Bernd Bauschmann

(15.09.2022) Heben die Großeltern die alten Schulzeugnisse ihrer Enkel als nostalgisches Erinnerungsstück auf, stellt dies im privaten Bereich selbstverständlich keinerlei Problem dar. Anders sieht dies jedoch im geschäftlichen Bereich aus: Verfahren Unternehmen mit Kundendaten, die beispielsweise bereits zwölf Jahre alt sind, ebenso, ergeben sich dadurch durchaus juristische Schwierigkeiten.

Symbolfoto
Foto: Pixabay / Stefan Schweihofer
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Im Bereich der Aufbewahrung von Akten gilt für Unternehmen nämlich, dass es keine empfehlenswerte Devise darstellt, die Akten so lange wie nur möglich aufzubewahren. Unternehmen müssen hinsichtlich einer professionellen Aktenvernichtung strenge Regeln berücksichtigen, um sich nicht nur persönliche Peinlichkeiten, sondern ebenfalls hohe Bußgeldzahlungen und eventuell sogar Prozesse vor Gericht zu ersparen.

Dazu ist es im ersten Schritt natürlich nötig, zu wissen, welche Akten für welchen Zeitraum laut Gesetz aufgehoben werden müssen. Handelt es sich um Unterlagen, für die keine außergewöhnlichen Vorschriften zu berücksichtigen sind, sollten diese datenschutzkonform vernichtet werden.

Hohes Risiko bei zu langer Aufbewahrung von Akten

Heutzutage ist in Unternehmen eine unvorstellbar große Anzahl an Daten vorhanden. Besonders in diesen Zeiten ist es wichtig, für die Aktenvernichtung verbindliche Regeln zu definieren. Damit alle Regeln eingehalten werden und auch der Datenschutz nicht verletzt wird, bieten sich Unternehmen für die Aktenvernichtung in Frankfurt an.

Das Risiko eines indiskreten Verhaltens von Unternehmen wird schließlich maßgeblich erhöht, wenn Unterlagen und Akten länger aufbewahrt werden als es die geltenden Gesetze vorgeben.

Aktenvernichtung – So ist bei dieser vorzugehen

Grundsätzlich besteht der erste Schritt, um nicht nur ein professionelles Konzept zur Aufbewahrung, sondern ebenfalls zur Entsorgung von Akten einzuführen, darin, die vorhandenen Aktenbestände zu analysieren.

Dabei ist zu entscheiden, welche Dokumente aus internen Gründen oder zum Einhalten der geltenden Gesetze wirklich archiviert werden müssen. Häufig lassen sich große Unterschiede bei den geltenden Vorschriften ausmachen, stets abhängig von der zuständigen Behörde und der Branche, in welcher das jeweilige Unternehmen tätig ist.

Die Verwaltung von Unterlagen und Daten muss über den gesamten Zeitraum ihres Bestehens sorgfältig und gewissenhaft vorgenommen werden. Empfehlenswert ist es in diesem Zusammenhang, die jeweilige Aufbewahrungsfrist gleich auf der Akte selbst zu vermerken.

Falls eine unbefristete Aufbewahrungspflicht gelten sollte, ist es ratsam, die entsprechenden Dokumente elektronisch zu archivieren und die physische Akte zu vernichten oder die physische Akte an einem sicheren und geschützten Ort zu lagern.

Grundsätzlich zeigt es sich nämlich nicht nur als überaus kostspielig, sondern ebenfalls als riskant, wenn die Aktenarchivierung von dem Unternehmen selbst ausgeführt wird – denn intern sind die dazu nötigen Qualifikationen in der Regel kaum vorhanden. Werden Unterlagen beispielsweise nur in herkömmlichen Aktenschränken aufbewahrt, wird durch sie nicht nur überaus viel wertvoller Platz eingenommen, sondern sie unterliegen ebenfalls keinem Schutz gegenüber eventuellen Wasser-, Brand- oder Alterungsschäden. Durch unvorsichtige oder abtrünnige Mitarbeiter besteht außerdem ein Risiko einer Kompromittierung oder eines unsachgemäßen Umgangs mit den Akten. Es handelt sich dabei sogar um die Ursache, die am häufigsten zu einer Verletzung der geltenden Datenschutzgesetze und -regelungen führt.

Ausreichend ist es im Zuge der Aktenvernichtung keinesfalls, alte Akten lediglich mit einem herkömmlichen Büroschredder zu bearbeiten. So wird schließlich nicht sichergestellt, dass ihr Inhalt tatsächlich vollständig unkenntlich gemacht wurde. Darüber hinaus entstehen durch dieses Vorgehen zusätzliche Kosten für den Personaleinsatz und die Entsorgung.

Wird jedoch ein professioneller Dienstleister mit der Vernichtung der Akten eines Unternehmens beauftragt, wird nicht nur eine restlose und gesetzeskonforme Entsorgung sichergestellt, sondern auch die Preise pro entsorgtem Dokument zeigen sich aufgrund des größeren Maßstabes wesentlich niedriger.