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Letzte Aktualisierung: 01.07.2022

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Tipps für erfolgreiche Events für Firmen und Privat

von Bernd Bauschmann

(23.06.2022) Die Planung für Events – egal, ob es sich um eine Hochzeit, Business-Veranstaltungen oder Firmenfeiern handelt – ist aufwendig. Damit wir ein erfolgreiches Event auf die Beine stellen können, müssen wir gute Vorbereitungen treffen.

Foto: Unsplash / Jaime Lopes
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Insbesondere im beruflichen Bereich ist es wichtig, hier einen guten Eindruck zu hinterlassen. So können wir Mitarbeiter, Partner und Kunden mitreißen und sie von unserem Unternehmen überzeugen.

Mit ein paar Tricks kann man eine gute Veranstaltung auf einen professionellen Level heben, der die Gäste beeindrucken wird. Hier sind Tipps für die Planung eines erfolgreichen Events und wo sich die Investition unseres Budgets wirklich lohnt.

Kleine Qualitätsunterschiede, große Wirkung

Grundsätzlich sind sich die meisten Menschen darüber bewusst, was eine gute Veranstaltung ausmacht. Im Bereich einer Privatfeier ist das beispielsweise der Veranstaltungsort, das Essen, die Getränke und die Musik, die wir anbieten. Es gibt dabei aber manche Faktoren, die eine starke Wirkung haben können, auf die wir von selbst nicht unbedingt kommen.

Ein einfaches Beispiel ist es, bei Firmenevents die Begleitung und Anleitung der Abläufe nicht selbst zu übernehmen, sondern dafür eine professionelle Moderation einzuplanen. Diese erhält man beispielsweise durch den Moderator Ronny Leber. Auf seiner Webseite kann man erkennen, für welche Zwecke sich ein Moderator lohnt. In jedem Fall ist eine Investition dieser Art ein Faktor, der Gäste positiv überraschen wird und die Veranstaltung direkt hochwertiger erscheinen lässt.

Was müssen wir beachten?

Eine gute Eventplanung umfasst mehrere Schritte. Wir beginnen mit Überlegungen zu der Veranstaltungsart und was wir damit bei unseren Gästen bewirken möchten. Danach geht es darum, die passende Location, Dekorationen, Essen, Unterhaltung und weitere Elemente zu finden, die einen positiven Ablauf garantieren.

Zweck & Zielgruppe der Feier
Jedes Event hat einen gewissen Zweck, den wir damit erreichen wollen. Im Bereich von Privatfeiern geht es beispielsweise darum, mit unseren Freunden zusammenzukommen, gemeinsam Spaß zu haben und eine wertvolle Erinnerung zu schaffen.

Im beruflichen Bereich sind Veranstaltung entweder ein Weg, die Arbeit der Angestellten zu belohnen, Erfolge zu feiern, oder Marketing zu betreiben. Dabei unterscheiden sich die Ansprüche je nach Zielgruppe, die wir haben. Das Publikum auf einer Messe erwartet etwas anderes von einem Event als die Mitarbeiter bei einer Firmenfeier.

Haben wir unseren Zweck und unsere Zielgruppe gefunden, können wir uns Gedanken darüber machen, welchen Eindruck wir bei ihnen hinterlassen wollen. Bei der Messe geht es beispielsweise darum, die Professionalität und Qualität unserer Dienstleistung und Firma darzustellen. So begeistern wir andere für unser Produkt und können von Partnerschaften profitieren, die durch einen positiven Eindruck entstehen können.

Bei einer Firmenfeier geht es dafür eher darum, die Mitarbeiter für ihre Arbeit zu belohnen und etwas zurückzugeben sowie einen Ort zu schaffen, an dem die einzelnen Personen miteinander agieren und ihre Beziehungen stärken können. Das Ziel ist eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Treue zu dem Unternehmen. So können Dinge wie die Motivation und Effizient der Angestellten gesteigert werden.

Budget
Ein besonderer limitierender Faktor, der die Gestaltung unseres Events betrifft, ist das Budget, das wir dafür zur Verfügung haben. Wer an allen Ecken sparen muss, wird Kompromisse schließen müssen, um dennoch eine zufriedenstellende Feier auf die Beine zu stellen.

Bei den Berechnungen des Budgets sollte man aber auch die potenziellen Vorteile beachten, die eine erfolgreiche Veranstaltung haben könnte. Ist das Ziel die Vermarktung des Produkts, können wir durch einen besonders positiven Eindruck mehr Kunden erhalten und daher unsere Einnahmen steigern. In diesem Fall lohnt es sich, als Investition ein höheres Budget zu veranlagen.

Faktoren für ein hochwertiges Event

Haben wir den Zweck, die Zielgruppe und das Budget festgehalten, können wir mit der tatsächlichen Planung beginnen. Dazu gehören die folgenden Faktoren:

Das richtige Timing
Es ist wichtig, früh mit der Planung anzufangen. Reservierungen und Terminabstimmungen mit den verschiedenen Dienstleistern brauchen etwas Vorlauf, damit man den Termin und das Team findet, die passen.

Wenn man selbst das Datum auswählt, sollte man darauf achten, welches der beste Termin ist. Soll die Veranstaltung abends starten und lange gehen, lohnt es sich, ein Datum vor einem Feier- oder Wochenendtag auszuwählen. An manchen solcher Tage muss man aber auch damit rechnen, mit anderen Events in Konkurrenz zu treten. Wenn möglich, sollte man bei der Planung auch die Nachfrage nach passenden Terminen bei den Gästen einreichen.

Das richtige Setting
Es gibt verschiedene Elemente, die entscheiden, welcher Ort der richtige ist. Dazu gehören:

  • Die Art der Veranstaltung (Bei Seminaren braucht man beispielsweise Schreibtische, Beamer und Co.)
  • Die Anzahl der Teilnehmer
  • Das Angebot von Veranstaltungsorten, wie Restaurants und Hotels, in der Umgebung
  • Deren Dienstleistungsinfrastruktur, Verkehrsanbindung, behindertengerechte Architektur und Co.
  • Technische Kapazitäten für Musikanlagen oder Vortragstechnik
  • Die Buchungskonditionen und Zahlungsmöglichkeiten des Anbieters

Die richtige Gestaltung
Je nach Veranstaltung braucht man auch die entsprechende Dekoration. Bei beruflichen Events auf Messen braucht man beispielsweise Banner mit Informationen zu der Firma und deren Dienstleistungen sowie andere Marketinggegenstände, die zeitgleich auch eine gestaltende Funktion haben.

Bei Privatfeiern geht es häufiger um Gestaltungselemente wie Blumen, Tischgedecke, Girlanden und ähnliches. Aber auch bei beruflichen Events ist es wichtig, mit solchen Elementen die richtige Stimmung zu erzeugen.

Die Auswahl der Gestaltungselemente, ihre Farben und Designs sind ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, zu unterstreichen, wie man sich als Gastgeber präsentieren möchte. Wer ein Produkt mit hoher Qualität anbietet, sollte dementsprechend auch auf edle Gestaltungselemente achten. Hat man ein Firmenbranding, kann man dieses hier integrieren.

Einladungen
Diese Gestaltungsregeln gelten auch für die Einladungen, die man versendet. Heute sind elektronische Einladungen nicht selten. Wer sich die Mühe macht, haptische Einladungskarten zu gestalten und zu versenden, kann damit aber auch besonderen Eindruck hinterlassen.

Die Qualität des Papiers und das Aussehen der Karten sind wichtige Hilfsmittel, um die Erwartungen an das Event anzuleiten.

Die passende Unterhaltung
Egal welche Art von Event es ist, die Gäste sollten auf die eine oder andere Art unterhalten werden. Bei Messen ist das allein dadurch gegeben, dass Vorträge über die Firma oder das Produkt gehalten werden. Bei einer Firmen- oder Privatfeier kann man darüber nachdenken, ebenfalls Unterhaltung anzubieten.

Die simpelste Variante davon ist das Spielen von Musik über eine Anlage und Lautsprecher. Aber auch Live-Musik ist eine Möglichkeit, um mehr Eindruck zu hinterlassen. Wer möchte, kann Stationen mit Informationsmaterial (beispielsweise auf Monitoren) einrichten, die sich die Gäste gezielt anschauen können. Bei lockereren Veranstaltungen bieten sich auch Spiele und ähnliches an, um die Stimmung zu heben.

All diese Dinge sind gegeben, wenn wir eine professionelle Moderation einstellen. Ein Moderator leitet das Event an und sorgt dafür, dass an den richtigen Momenten ein Impuls gesetzt wird und sich das Publikum nicht langweilt. Er kann eine Brücke zwischen den Zuhörern und der Firma oder einem Produkt schaffen und trockenen Inhalten Leben einhauchen.

Ein guter Moderater bietet hier die entsprechende Vorbereitung, bei der er sich über das Unternehmen, den Zweck des Events und das Publikum informiert, und seine Moderation entsprechend plant, um deren Emotionen anzusprechen.

Professionelles Catering
Bei den meisten Veranstaltungen erwarten die Gäste einen gewissen Grad an Verpflegungen. Wenn wir uns vorstellen, eine Geburtstags- oder Weihnachtsfeier zu besuchen, bei der es kein Essen gibt, wird schnell klar, dass solche Fehlplanungen zu Unmut führen können. Um die Gäste bei Laune zu halten, sollte man zumindest ein kleines Buffet und Getränke anbieten. Je besser das Essen, desto hochwertiger ist der Eindruck, den wir hinterlassen.

Dabei ist es auch wichtig, für jeden Gast das passende Essen anzubieten. Wissen wir, dass wir muslimische Gäste haben, oder jemand an einer Allergie leidet, sollten wir diesen Personen eine Alternative zu Schweinefleisch und Co. präsentieren. So fühlt sich jeder wahrgenommen, statt ausgeschlossen.

Das passende Essen wird auch durch die Art des Events vorgegeben. Essen, das einen Teller und Besteck nötig macht, bringt bei einem Event ohne ausreichend Sitzplätze und Tische wenig. Wird Elektronik gehandhabt, ist Fingerfood und Klebriges nicht immer die beste Auswahl.

Auch bei einem Catering gibt es verschiedene Level an Qualität und Service. Wer einen besonders hochwertigen Eindruck hinterlassen möchte, sollte überlegen, einen Catering-Dienst mit Bedienungen und Elementen wie einem Sektempfang einzustellen.

Fazit

Ein gutes Event muss gut durchdacht und an den Zweck und die Zielgruppe angepasst sein. Je nachdem, ob wir Menschen unterhalten oder informieren möchten, sind dafür eventuell andere Vorgaben relevant. Danach können wir anhand der Ziele die passenden Termine und Orte auswählen. Auch die Gestaltung und das passende Essen gehören zu den Dingen, die dadurch beeinflusst werden.

Grundsätzlich gilt, je hochwertiger der Service, desto besser ist der Eindruck, den wir hinterlassen. Wer das Budget gering halten möchte, sollte sich überlegen, ob sich diese Investitionen für die potenziellen Nachwirkungen der Feier lohnen können. Das gilt beispielsweise für berufliche Events, die Kunden und Partner locken sollen.