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Letzte Aktualisierung: 01.03.2021

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Kriftel: Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran

Gute Zusammenarbeit mit Eppstein und Liederbach

von Adolf Albus

(11.02.2021) Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen.

„Die zeitlichen Vorgaben des OZG führen zu großen Kraftanstrengungen auf allen Verwaltungsebenen. Bund und Länder haben Portale geschaffen, die von den Kommunen genutzt werden können, um die vielfältigen Dienstleistungen elektronisch anbieten zu können. Diese digitalen Antragsplattformen füllen sich nun langsam mit Leistungsangeboten, die die Kommunen auf ihren Homepages anbinden können“, heißt es in einer Vorlage zum Thema „IT und eGovernment“, die der Erste Beigeordnete Franz Jirasek den Gemeindevertretern in der Sitzungsrunde vorlegte.

„Eine digitale Verwaltung kann hierdurch jedoch noch lange nicht entstehen“, so das Fazit des Berichts, „vielmehr liegt es nun an jeder einzelnen Kommune, die digitalen Anträge auch an digitale interne Prozesse anzubinden.“ Sonst passiere es, dass digitale Anträge zwar eingehen, jedoch nicht in einen elektronischen Bearbeitungsprozess eingefügt werden, sondern ausgedruckt, abgestempelt, mit Vermerken versehen an die Sachbearbeiter der Fachabteilung weitergeleitet, in eine entsprechende Software eingegeben, ausgestellt und zuletzt in Papierform archiviert werden. „Ziel einer Digitalisierungsstrategie sollte deshalb sein, durchgängige digitale Abläufe aufzubauen. Nur so können die Voraussetzungen für eine optimierte Verwaltung geschaffen werden“, heißt es im IT-Bericht.

 

10.000 Euro vom Land Hessen

Das Land Hessen hat für die Digitalisierung der Kommunen Fördergelder zur Verfügung gestellt, die Kriftel beantragt hat und in voller Höhe bewilligt bekam. 2020 hat die Gemeinde Kriftel aus dem Programm „Starke Heimat Hessen“ 10.698 Euro erhalten.

Die Digitalisierung der Verwaltung sei 2020 deutlich vorangekommen: Die interkommunale Zusammenarbeit mit der Stadt Eppstein und der Gemeinde Liederbach, die 2019 zum Zwecke der Digitalisierung beschlossen wurde, habe sich bewährt, so Jirasek. Gemeinsam wurde eine Beratungsfirma engagiert, die die drei Kommunen dabei unterstützt hat, ein geeignetes Dokumenten-Management-System (DMS) auszuwählen - Grundvoraussetzung für die Verbesserung der digitalen Abläufe. 2020 wurden die entsprechenden Verträge abgeschlossen.

Ende 2019 und Anfang 2020 zusätzliche aufgebaute, eigene Internetleitung bot direkt zu Beginn der Corona-Pandemie die Voraussetzung dafür, Beschäftigte ohne Sicherheitsrisiken und technische Einschränkungen von zuhause aus arbeiten zu lassen. „Die Arbeit im Homeoffice kam so gut an, dass sie auch über die Corona-Pandemie hinaus weitergeführt werden soll, wozu eine eigene Dienstvereinbarung mit dem Personalrat geschlossen wurde“, heißt es in dem Bericht für die Gemeindevertretung.

 

Pilotprojekt erfolgreich umgesetzt: Online-Terminvergabe

Zunächst hatte sich die interkommunale Projektgruppe dafür entschieden, bei der Einführung des DMS einen kleineren internen Prozess auszuwählen. Doch durch die anhaltenden Corona-Beschränkungen und die Schließung des Rathauses für die Öffentlichkeit ergab sich die Notwendigkeit, den Bürgern die Möglichkeit zu geben, nicht nur telefonisch, sondern auch online Termine mit dem Bürgerservice zu vereinbaren. Starttermin für die Einführung der Online-Terminvergabe war der 22. Januar 2021. Nach einigen Startschwierigkeiten läuft das neue Modul inzwischen reibungslos: Bürgerinnen und Bürger, die einen Termin im Bürgerservice benötigen, können bei dieser Anwendung eingeben, welches Anliegen sie haben, einen freien Termin auswählen, der bereits den entsprechende Zeitrahmen beinhaltet und diesen bei Bedarf online wieder stornieren.

Außerdem wurden mithilfe des DMS ein Portal für Bewerbungen und ein digitaler Prozess für das Bewerbermanagement aufgebaut. Somit können künftig Zwischenbescheide, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Absagen und alle weiteren Infos rund um die Bewerbungen im DMS erstellt und bearbeitet werden. „Das Verfahren ist für die Bewerberinnen und Bewerber transparenter und für die Sachbearbeiter zeitsparend“, freut sich der Erste Beigeordnete Franz Jirasek.

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind spätestens seit April 2020 zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Damit sind Rechnungen gemeint, die maschinenlesbar sind und somit nicht mehr manuell in die Finanzsoftware eingegeben werden müssen. Jirasek: „Die Praxis zeigt jedoch, dass es noch viele Fragen hinsichtlich des Gesamtprozesses und der Übertragungswege gibt. Auch die Verarbeitung ruckelt noch.“

Nach und nach sollen alle Sachgebiete der Gemeindeverwaltung ihre Prozesse überprüfen und anpassen, damit schlanke digitale Abläufe entstehen können. Dies erfordere eine intensive Begleitung des Prozesses und eine Unterstützung der Beschäftigten durch Workshops, Schulungen und interne Kommunikation. Ziel sei es, nach und nach Papierakten durch elektronische Akten abzulösen und sämtliche Bearbeitungsschritte samt der Ablage digital durchzuführen, heißt es im IT-Bericht.