Fortschreitende Digitalisierung ermöglicht mehr Service in Bürgerämtern

Termine können jetzt acht Tage im Voraus gebucht werden

von Ilse Romahn

„Damit erreichen wir eine noch bessere Planbarkeit für die Bürgerinnen und Bürger“, erklärt Stadtrat Jan Schneider, der für den Bürgerservice zuständige Dezernent. „Um ein möglichst großes Terminangebot gewährleisten zu können, müssen wir weiterhin dafür sorgen, dass angebotene und gebuchte Termine nicht ungenutzt bleiben.“

Seit 4. Mai - oder 21 Wochen - hat das Bürgeramt trotz Corona-Einschränkungen wieder für die Bürger geöffnet. Damit die Abstandsregeln eingehalten werden können, ist ein Besuch derzeit nur nach vorheriger Terminvereinbarung möglich. Bis zu 9500 Termine werden wöchentlich angeboten. Es gibt fast täglich auch kurzfristig freie Termine. Allerdings werden nach wie vor etwa zehn Prozent der gebuchten Termine nicht wahrgenommen und verfallen damit. Je länger im Voraus Termine gebucht werden, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Bürger vergessen, nicht mehr aktuelle Terminwünsche zu stornieren. „Daher ist meine Bitte an die Bürgerinnen und Bürger, Termine wahrzunehmen oder sie rechtzeitig abzusagen“, fügt Stadtrat Schneider hinzu.

Buchungsbestätigung, Erinnerungs-Mail und Stornierung
Zu einer Verbesserung sollen auch weitere technische Möglichkeiten beitragen. Termine können, wie bisher schon, bequem online für das gewünschte Bürgeramt vereinbart werden. Zu einer hohen Verbindlichkeit und Terminklarheit soll ab sofort zusätzlich eine Buchungsbestätigungs-Mail mit den wichtigsten Hinweisen beitragen. So können die Informationen zum gebuchten Termin, zum richtigen Standort und zu den benötigten Unterlagen jederzeit mobil abgerufen werden. Darüber hinaus wird am Tag vor dem Termin automatisiert eine Erinnerungsnachricht verschickt. Per Link in der E-Mail kann der Termin problemlos storniert und damit für andere Bürgerinnen und Bürger wieder freigegeben werden.

Auch das Bürgeramt kann bei Bedarf per E-Mail in Kontakt treten, sollte – beispielsweise aufgrund von Corona-Einschränkungen – ein Termin verschoben werden müssen. Dieser zusätzliche Service ist natürlich nur möglich, wenn eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, deren Angabe freiwillig ist. Die erhobenen Daten werden automatisch nach dem Termin gelöscht.

„Wir verbessern und erweitern damit neben dem Terminangebot auch den Service“, betont Oliver Becker, Leiter des Bürgeramtes, Statistik und Wahlen. „Es gilt, im Sinne der Besucherinnen und Besucher eine möglichst hohe Auslastung und Termintreue zu erreichen.“

Weitere Hinweise des Bürgeramtes
Für alle Termine sind Zeitkontingente für jeweils gebuchten Dienstleistungen vorgesehen. Werden vor Ort andere oder mehr Dienstleistungen verlangt, verzögern sich die nachfolgenden Termine, weil die vorgesehene Zeit nicht ausreicht. Das ist möglichst zu vermeiden. Daher genügt es auch, zum Termin maximal fünf bis zehn Minuten vorher am Bürgeramt zu sein. Wer früher kommt, trägt zu längeren Warteschlangen und Schwierigkeiten bei der Einhaltung der Abstandsregelung bei.

Es gelten die aktuellen Corona-Hygiene- und Abstandsregeln, insbesondere müssen Besucherinnen und Besucher einen Mund-Nasen-Schutz tragen und werden gebeten auf die Abstands- und Hygieneregeln (Nies- und Hust-Etikette) zu achten. (ffm)