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Letzte Aktualisierung: 06.11.2024

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Effiziente Eventplanung mit professionellem Ticketsystem und Teilnehmermanagement

von Bernd Bauschmann

(31.10.2024) Ein Event mit einer großen Anzahl an Teilnehmern zu organisieren, erfordert Talent, Erfahrung und natürlich das notwendige Budget. Um kleine, mittlere oder große Events professionell und zur Zufriedenheit aller zu realisieren, gibt es heute viele digitale Helfer, die die Planung und Umsetzung unterstützen. Hier mehr zur cleveren Eventplanung mit Ticketsystem und einfachem Management der Teilnehmer.

KI-generiertes Symbolfoto
Foto: Adobe Firefly
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Tickets ganz einfach online verkaufen
Schon lange vor einem geplanten Event Tickets zu verkaufen, bringt Veranstaltern eine hohe Planungssicherheit. Anders als über den Verkauf an der Abendkasse weiß dieser hier schon lange vor dem Event, wie viel Interesse besteht und mit welchem Personal (Bar, Catering, Sicherheit etc.) vor Ort geplant werden muss. Zudem sorgen die Einnahmen über die Ticketverkäufe dafür, dass ein großer Teil der Veranstaltungskosten schon vor der Veranstaltung refinanziert ist und Geld für weitere Ausgaben (Werbung etc.) zur Verfügung steht.

Tipp: Tickets lassen sich heute im Vorverkauf ganz einfach via Online-Ticketing an die Zielgruppe bringen. Als Veranstalter kann man einen Online-Ticketshop anbieten, wo man sich registrieren und Tickets kaufen kann. Alternativ lassen sich Tickets mit einem Touch-Tablet und Thermodrucker auch vor Ort ausdrucken.

Personalisierbares Event-Ticketing
Eine Veranstaltung ist im Ticketshop sehr einfach und schnell konfiguriert. Kunden können anschließend von Computer, Laptop oder mobilen Endgeräten Tickets in der gewünschten Anzahl bestellen. Jede Verkaufsseite lässt sich dabei individuell für das jeweilige Event personalisieren, sodass das Design perfekt zur Veranstaltung und der Zielgruppe passt. Kurz- und Detailinformationen zum Event, Bildmaterial, aber auch die Tickets selbst und bei Kunden eingehende Bestätigungs-E-Mails nach der Ticketbestellung lassen sich im Design genau darauf abstimmen. Während die Papiertickets nach Hause geliefert oder E-Tickets per E-Mail an Kunden gesendet werden, lassen sich zusätzlich Badges und Akkreditierungen für alle Teilnehmer des Events über den Ticketshop erstellen.

Kein Extra-Website nötig
Es ist nicht nötig, für jedes geplante Event eine neue Webseite zu erstellen. Wer bereits eine Firmen-Webseite hat, kann das Ticketing-Modul auch einfach in das bestehende Umfeld integrieren und im Design an dieses anpassen. Das spart viel Aufwand und schont auch das Budget für Hosting, Design und Programmierung.

Flexible Einstellmöglichkeiten
Je nach Event und Zielgruppe lassen sich verschiedene Sitz- oder Stehplatzkategorien anlegen und die Preise dafür individuell bestimmen, sodass Kunden je nach Verfügbarkeit Tickets erwerben können. Hat ein Kunde ein Ticket bereits in den Warenkorb gelegt, aber den Kauf nicht abgeschlossen, können ein Countdown des Warenkorbs oder andere Funktionen wie Erinnerungsmails noch zum späteren Kauf anregen. Nicht nur Tickets lassen sich hier sehr einfach verkaufen, auch sämtliche Informationen über die Gäste erleichtern die Organisation und ermöglichen ein gezieltes Teilnehmermanagement (z. B. mit Teilnehmerlisten, Statistiken, Feedback-System etc.). Ebenfalls dazu gehören virtuelle Warteschlangen, nummerierte Platzierungen in 2D und 3D, Aktions- und Rabattcodes, eine Möglichkeit zum Wiederverkauf von Tickets, Listen für die Zugangskontrolle (Gästeliste) sowie weitere Funktionen rund um ein Event, die für Veranstalter und Gäste nützlich sind.

Tipp: Über personalisierte Einladungen sind VIP-Gäste, Pressevertreter und Geschäftspartner schnell mit den nötigen Tickets ausgestattet. Auch Badges und Akkreditierungen für Mitarbeiter, Künstler (z. B. Referenten, Bands, Solokünstler etc.) können über die Software leicht selbst gedruckt und ausgegeben werden.