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Letzte Aktualisierung: 08.02.2023

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Die Geschäftsreise optimal vorbereiten

von Bernd Bauschmann

(06.01.2023) Eine optimale Vorbereitung der Geschäftsreise ist unerlässlich, um einen möglichst reibungslosen und erfolgreichen Verlauf der Reise zu gewährleisten. Legen Sie vor der Reise eine detaillierte Reiseroute fest und treffen Sie gründliche Vorbereitungen für jede Etappe der Reise.

Symbolfoto
Foto: Pixabay / Markus Spiske
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Recherchieren Sie alle verfügbaren Transportmöglichkeiten wie Busse, Züge, Taxis oder Mietwagen und buchen Sie diese im Voraus, um Überraschungen zu vermeiden. Planen Sie außerdem alle notwendigen Termine und überprüfen Sie die Wegbeschreibung auf ihre Richtigkeit. Wir geben Ihnen dazu im Folgenden die wichtigsten Tipps.

Grundlegendes zur Vorbereitung der Reise
Zu den grundlegenden Vorbereitungen für eine Geschäftsreise gehört es, sich über das Reiseziel zu informieren und die örtlichen Gepflogenheiten, Gesetze und die Kultur zu verstehen. Bevor Sie eine Geschäftsreise antreten, sollten Sie sich auch über die Einreisebestimmungen informieren, zum Beispiel über die Visabestimmungen und die für die Einreise erforderlichen Dokumente sowie über Gesundheitszeugnisse oder Impfungen, die für die Einreise in das Zielland erforderlich sein könnten.

Es ist auch wichtig, die aktuellen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes zu lesen, um zu erfahren, ob es möglicherweise politische Unruhen oder andere Probleme gibt, die eine geplante Geschäftsreise beeinträchtigen könnten. Wer die Geschäftsreise professionell und extern planen lassen möchte, der kann sich Travelperk.com/de anschauen. Dort finden Sie einen Partner, der von der Buchung bis zur korrekten Spesenabrechnung alle Schritte der Reise übernimmt.

Die Abwesenheit im Büro regeln
Wenn es um Geschäftsreisen geht, kann die Verwaltung der Abwesenheit vom Büro eine schwierige Aufgabe sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden und Kollegen während Ihrer Abwesenheit gut versorgt sind, sollte eine Vertretungsregelung getroffen werden. Dazu gehört auch, dass Sie jemanden benennen, der während Ihrer Abwesenheit als Ansprechpartner für Kundenanfragen fungieren kann. Die Person, die für Sie einspringt, sollte eine gründliche Einweisung in die wichtigsten Aufgaben und Kunden erhalten.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, ein E-Mail-Weiterleitungssystem oder eine Abwesenheitsnotiz auf Ihrer Mailbox einzurichten. Mit einem Telefonweiterleitungssystem können Ihre Kunden Sie auch direkt erreichen, wenn Sie unterwegs sind oder an einem Meeting außerhalb der Stadt teilnehmen.

Hotel und Anreise planen
Bei der Planung einer Geschäftsreise ist es wichtig, die Hotelunterkunft und den Transport rechtzeitig zu planen. Bevor Sie ein Hotel buchen, sollten Sie Faktoren wie die Nähe zum Firmensitz des Kunden, die Entfernung zum Bahnhof oder Flughafen, die Verfügbarkeit von günstigen Parkmöglichkeiten in der Nähe und die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel berücksichtigen. Die Anzahl der verfügbaren Hotelzimmer kann in Spitzenzeiten, zum Beispiel bei Messen oder Großveranstaltungen begrenzt sein.

Daher ist es wichtig, dass die Reservierung weit im Voraus vorgenommen wird. Abgesehen von der Buchung eines Hotelzimmers müssen Sie auch Flüge oder Zugtickets buchen. Bei der Planung von Transfers zwischen Flughäfen und/oder Bahnhöfen ist es außerdem wichtig, genügend Zeit für unvorhergesehene Verzögerungen wie Staus einzuplanen.

Wichtige Dokumente
Geschäftsreisen können eine Menge Papierkram und Vorbereitungen erfordern. Es gibt nichts Schlimmeres, als am Zielort anzukommen und festzustellen, dass Ihnen ein wichtiges Dokument fehlt. Es ist wichtig, dass Sie bei Geschäftsreisen vorausschauend planen: Vergewissern Sie sich zunächst, ob Ihr Reisepass und Ihr Personalausweis noch gültig sind, denn viele Länder verlangen eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten.

Prüfen Sie ebenfalls die Einreisebestimmungen für das Land, das Sie besuchen möchten, einschließlich etwaiger Visabestimmungen. Wenn Sie ein Auto mieten möchten, benötigen Sie möglicherweise auch einen internationalen Führerschein. Und schließlich sollten Sie von allen wichtigen Dokumenten Kopien anfertigen und diese getrennt von den Originalen aufbewahren, für den Fall, dass sie verloren gehen oder verlegt werden.

Versicherungen
Zum einen sollten Sie für jede Reise eine Reisegepäckversicherung abschließen, da diese für verlorenes oder beschädigtes Gepäck aufkommt. Auch eine Reisekrankenversicherung ist für Geschäftsreisen wichtig. Hilfreich ist ebenso eine grüne Versicherungskarte, die sowohl Rechtsberatung als auch Schutz im Falle eines Verkehrsunfalls im Ausland bietet. Wenn Sie außerhalb Europas reisen, sollten Sie außerdem in Erwägung ziehen, sich von der Botschaft Ihres Heimatlandes einen internationalen Schutzbrief ausstellen zu lassen.