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Letzte Aktualisierung: 20.05.2022

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Aufbewahrung und Austausch geheimer und vertraulicher Dokumente im virtuellen Datenraum

von Bernd Bauschmann

(11.05.2022) Im Zeitalter des Internets, in dem Digitalisierung mittlerweile ganz großgeschrieben wird, werden Daten und die damit verbundene Sicherheit immer wichtiger. Besonders für eine sichere Aufbewahrung geheimer und vertraulicher Daten sind sogenannte virtuelle Datenräume unabdingbar. Was die typischen Einsatzbereiche sind und worauf man bei virtuellen Datenräumen achten sollte, haben wir im folgenden Artikel zusammengefasst.

In virtuellen Datenräumen werden jede Menge sensible Daten gespeichert.
Foto: Unsplash / Markus Spiske
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Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum ist eine Art passwortgeschütze Cloud. Er eignet sich zum sicheren Austausch und Speichern von vertraulichen Daten bzw. Dokumenten. Durch verschiedene Berechtigungen haben Nutzer Lese-, Schreib- oder sogar Löschzugriffe (manchmal sogar nur für bestimmte Dokumente), wodurch entsprechende Geheimhaltungsverpflichtungen gewahrt werden können. Hierzulande zählen die Datenräume von DataroomX zu den beliebtesten und sichersten, da sie dreifach zertifiziert und DSGVO-konform sind. Nach der Bestellung können sie sofort genutzt werden, wobei die einfache Bedienung sofort heraussticht. Weitere Informationen auf Dataroomx.de.

Typische Einsatzbereiche von virtuellen Datenräumen
In zahlreichen Unternehmen gehört das Arbeiten mit sensiblen Daten zum Alltag. Daher sind virtuelle Datenräume mittlerweile von großer Bedeutung für jegliche Branchen von Unternehmen. Häufig werden sie im Rahmen der Immobilien- oder Finanzwirtschaft genutzt, wobei im Mittelpunkt immer Transaktionen von Dokumenten mit sensiblen Informationen stehen. Im Zeitalter der Digitalisierung revolutionieren virtuelle Datenräume die Arbeit. Durch sie werden Ressourcen und jede Menge Zeit gespart. Nach Abschluss eines Projekts o. ä. bleiben die Inhalte in der Regel im digitalen Archiv, sodass später auch noch darauf zugegriffen werden kann.

Im Unternehmen
In Unternehmen werden virtuelle Datenräume genutzt, um sensible Daten vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Auch auf juristischer Ebene werden sie gerne benutzt, um Prozessakten und weitere vertrauliche Unterlagen sicher zu vermitteln.

Kommunikation im Vorstand
Häufig werden virtuelle Datenräume auch für die interne Kommunikation innerhalb der Geschäftsleitung bzw. auf Vorstandsebene genutzt. Besonders, da Unternehmen zunehmend ortsunabhängig geführt werden und Führungskräfte einen Ort für den Austausch sensible Daten benötigen. Hier werden Geschäftsberichte, Bilanzen, Diskussionspapiere zur PR-Arbeit u. v. m. ausgetauscht. Je nach Berechtigung, können externe Personen, wie Berater oder Aufsichtsräte, hinzugezogen werden.

Im Finanz- und Immobilienbereich
Im Finanz- und auch Immobilienbereich werden virtuelle Datenräume ebenfalls rege eingesetzt, um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten. Hierbei handelt es sich häufig um Dokumente zur Abwicklung von Transaktionen oder den Verkauf von Immobilien; das Bereitlegen von Bauplänen, Teilungserklärungen etc.

Mergers & Acquisitions
Der Verkauf von Unternehmen erfordert auch einen sicheren Raum für sensible Daten. Käufer sowie Verkäufer werden innerhalb dieses Prozesses enorm gefordert, da der Prozess zwischen erster Prüfung und Kaufabschluss äußerst komplex ist; diverse Fristen  zudem den eh schon vorhandenen Zeitdruck erhöhen. Ein virtueller Datenraum kann diesen Prozess deutlich erleichtern, da wichtige Unterlagen und spezielle Dokumente, stets aktualisiert, den Lese- oder Bearbeitungsberechtigten zur Verfügung stehen. Das Verlassen des Datenraums ist nicht ohne gegenseitiges Einverständnis möglich.

Was sollte man bei virtuellen Datenräumen beachten?
Virtuelle Datenräume gestalten sich häufig ähnlich, obwohl es von Provider zu Provider natürlich auch kleine Unterschiede innerhalb der Funktionen gibt. Folgendes sollte jedoch stets beachtet werden:

Funktionen
Unternehmen hierzulande sollten tatsächlich darauf achten, dass auch der Anbieter virtueller Datenräume seinen Sitz in Deutschland hat. Aufgrund der DSGVO-Richtlinien dürfen sich demnach die Datenräume deutscher Unternehmen auch ausschließlich auf deutschen Servern befinden und nicht auf ausländischen. Auch muss die Software der Datenräume hier programmiert worden sein und regelmäßig angepasst werden. Ein Datenraum soll ebenso leicht und intuitiv zu bedienen sein.

Kosten
Die Kosten für virtuelle Datenräume richten sich natürlich immer nach dem jeweiligen Provider, allerdings bieten die meisten eine monatliche Gebühr mit einer flexiblen Kündigungsfrist an. Manche Provider bieten auch Flatrates an. Die Kosten sollten auf jeden Fall zu jedem Punkt komplett transparent sein.

Fazit
Im Zeitalter der Digitalisierung sind virtuelle Datenräume eigentlich schon ein Muss. Hochsensible Daten können hier sicher ausgetauscht, gespeichert, bearbeitet oder sogar gelöscht werden, je nach Zugriff.