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Letzte Aktualisierung: 20.09.2019

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Ausländerbehörde modernisiert sich

von Ilse Romahn

(03.09.2019) Im Zuge der diversen Maßnahmen der weiteren Qualitätsverbesserung der Ausländerbehörde wurde nun auch die Aktenführung digitalisiert. Ein weiterer Baustein zur Vereinfachung und Beschleunigung der täglichen Arbeit ist damit geschaffen.

Ein solches Projekt, nicht zuletzt durch die schiere Menge der vorhandenen Akten, ist kein leichtes. Die Arbeit daran reichte vom Erfassen der überhaupt zu digitalisierenden Akten über das Erstellen eines Leistungsverzeichnisses zur Vorbereitung der notwendigen Ausschreibung für eine Fachfirma bis zur Gestaltung der eAkte und die Mehrausstattung der Arbeitsplätze und vieler anderer großer und kleiner Dinge.

Die Vorteile einer elektronischen Aktenführung sind diese Mühe jedoch wert. Jeder Berechtigte kann jederzeit und überall darauf zugreifen. Natürlich auch mehrere Beschäftigte gleichzeitig. Die Weiterleitung der Akten an andere Behörden oder dergleichen geht viel schneller und leichter von der Hand, Druck- und Kopierkosten werden reduziert und man gewinnt wieder mittlerweile im Haus rar gewordene Büroräume. Dazu kommt, dass digitale Akten nicht altern, waren doch einige der Vorgänge schon in die Jahre gekommen und der Zahn der Zeit und die häufige Bearbeitung haben tiefe Spuren hinterlassen.

Insgesamt mussten circa 142.000 Akten und 11.000 Leitzordner mit fast 20 Millionen Blatt Papier angefasst, sortiert und verpackt werden, damit diese der beauftragten Fachfirma zum Einscannen übergeben werden konnten. Nach fast anderthalb Jahren hat nun Anfang August die letzte Charge von einzuscannenden Akten das Ordnungsamt verlassen. Zukünftig werden neue Akten- oder Posteingänge von der Ausländerbehörde selbst eingescannt. Dazu stehen zwei Schnellscanner an zentraler Stelle und an jedem Arbeitsplatz ein Tischeinzugsscanner zur Verfügung.

Die Ausländerbehörde geht damit konsequent den eingeschlagenen Weg zur Verbesserung des Service sowohl für die vorsprechenden Personen als auch die Beschäftigten weiter. (ffm)